Een groot aantal rapporten heeft de afgelopen maanden het thuiswerken van verschillende kanten belicht. De algemene conclusie is dat het thuiswerken voor veel sectoren goed mogelijk is. Thuiswerkers geven aan productiever te zijn dan op kantoor. Aan de andere kant is het ook duidelijk dat thuiswerken ook nadelen heeft. Het gebrek aan sociale contacten, de creatieve ideeën die ontstaan door onverwachte gesprekken. Dat wordt gemist door veel thuiswerkers.
Als we kijken naar de bedrijven dan komen hebben die totaal verschillende visies. Zo omarmt Twitter het thuiswerken, terwijl Netflix bij monde van de CEO Reed Hastings een tegenstander is van thuiswerken. Als we kijken naar de thuiswerkers dan kunnen we op basis van onderzoek van Telecompaper de conclusie trekken dat een hybride werkvorm (deels thuiswerken, deels op kantoor) de meest gewenste organisatievorm zou kunnen zijn. De implementatie van een dergelijke vorm van arbeidsorganisatie vraagt aanzienlijke aanpassingen in de fysieke ruimte en de organisatie (lees automatisering) van het flexibele werken. Voor veel bedrijven is de implementatie ervan een dilemma. Immers het vraagt om investeringen op een moment dat veel bedrijven, uitzonderingen daargelaten, de investeringen op een laag pitje hebben gezet.
Werknemers willen na vaccin parttime thuiswerken
Recent onderzoek door Kennisinstituut Mobiliteit gaf nogmaals aan dat er een verandering in het denken over thuiswerken is ontstaan in de lockdown periode, waarin thuiswerken verplicht was. Belangrijkste conclusie is dat bijna 50% geheel of gedeeltelijk thuis werkt. Het thuiswerken wordt positief beoordeeld, zelfs positiever dan direct na de start van de lockdown periode. Recent onderzoek van Telecompaper geeft aan dat ook indien er een vaccin is, werknemers verwachten dat er substantieel thuis wordt gewerkt. 61% geeft aan kantoorwerk te verrichten. Deze groep van potentiële thuiswerkers geeft aan dat ze gemiddeld 2 dagen per week willen thuiswerken. 37% geeft aan te hechten aan kantoorwerk, maar de meerderheid wil in meer of mindere mate wil thuiswerken.
Thuiswerk faciliteiten zijn beschikbaar
Uit eerdere studie door Telecompaper (thuiswerken in tijden van Corona – juni 2020) bleek al dat thuiswerken veelal goed te doen is. De internetverbindingen hebben overwegend voldoende bandbreedte en ook de wifi voorzieningen zijn op orde gebracht. Dit wordt bevestigd door het KiM rapport. Meer dan 80% geeft aan dat men voldoende digitale faciliteiten heeft om thuis te werken en 70% geeft aan zich voldoende productief te voelen. Zoals Telecompaper al eerder signaleerde geeft een behoorlijk percentage aan dat men het sociale contact mist. De conclusie was van Telecompaper in juni dat het hybride werken z’n intrede gaat krijgen. Deels thuis en deels op kantoor.
De nieuwe werkomgeving faciliteert creativiteit
Het grote probleem is dat een groot deel van de huidige kantoren niet op het nieuwe werken is ingericht. Een aanzienlijk deel bestaat uit kantoortuinen met werkplekken dicht op elkaar. Ze zijn ingericht voor productieve taken. Deze kunnen beter vanaf de thuiswerkplek worden gedaan. Het nieuwe kantoor zal meer ingericht moeten worden als creatieve ontmoetingsplek. Het aantal werkplekken kan drastisch worden verminderd ten koste van ruimtes die creatieve sessies stimuleren en faciliteren. We zagen bij veel bedrijven dat deze creatieve sessies veelal buiten de deur werden georganiseerd. De zogenaamde heisessies. Daar werden jaarplannen besproken, werden nieuwe marketingcampagnes bedacht, werd de basis voor een nieuwe website gelegd. Kantoren zouden meer ingericht moeten worden als de conferentiecentra. Grote zalen, met presentatie faciliteiten, met lokale catering en koffie voorzieningen, lounge hoeken. Er is uiteraard geen standaard sjabloon te geven voor een nieuwe werkomgeving. Het zal afhangen van de aard van de werkzaamheden die gedaan moeten worden hoe de indeling zal moeten zijn.
Support afdelingen moeten het nieuwe werken faciliteren
Naast een andere inrichting zullen ook de supportafdelingen anders moeten worden ingericht. Deels kan het met automatisering worden opgelost, maar dat zal wel, zeker in aanvang moeten worden ondersteund. Vervoer, parkeren, catering, schoonmaken alles zal ten dienste moeten staan voor de ondersteuning van de creatieve sessies. Ook zullen de IT-voorzieningen moeten worden aangepast. Thuiswerkplekken worden onderdeel van het kantoornetwerk. VPN’s zullen breder worden gebruikt. Van alle thuiswerkfaciliteiten is gebruik van een VPN nog zeker geen standaard. Ongeveer de helft van de thuiswerkers gebruikt een VPN en daarbij is niet duidelijke of daarmee alle werkplek communicatie wordt afgehandeld.
Het hybride werken zal ook moeten worden ondersteund door planningstools. Met anders ingerichte kantoren verdwijnen er werkplekken ten koste van de creatieve ruimtes. Bezoek aan kantoor moet gepland worden in combinatie met de andere faciliteiten. Hiervoor zijn betere planningstools nodig dan er op dit moment worden gebruikt. Kern is dat alle faciliteiten van vervoer, parkeren, catering etc. in één dashboard kunnen worden gepland.
Investeren in het nieuwe werken, maar het geld is er niet
Indien bedrijven de visie van het nieuwe werken ondersteunen dan is de volgende vraag hoe dit kan worden gerealiseerd. Het vraagt om investeringen in de kantoorinrichting, in IT-voorzieningen en in de organisatie van support. Dit is een dilemma, want juist nu hebben bedrijven cash nodig om de terugval in omzet op te vangen. Huurcontracten voor kantoren hebben vaak een lange looptijd. 3 tot 5 jaar is niet ongebruikelijk. De noodzakelijke investeringen kunnen dan veelal niet worden gecompenseerd door een vermindering van de kantoorkosten. Kortom een aanzienlijk dilemma.
Digitale technologie zal een belangrijke rol spelen om weer terug te keren naar een enigszins normaal functionerende samenleving. Telecompaper heeft over de jaren een uitgebreide database opgebouwd omtrent de digitale consument. Welke devices worden gebruikt, welke apps, hoe wordt er gecommuniceerd, hoe worden nieuwe communicatie middelen opgenomen, hoe snel penetreren de streaming aanbieders de TV markt. Met deze database kunnen we snel nieuwe inzichten krijgen hoe consumenten reageren op snel veranderende omstandigheden. Zo kan bijvoorbeeld snel inzicht worden verkregen hoeveel mensen nieuwe Corona tracking-apps kunnen gebruiken, immers de oudere toestellen zullen een dergelijke functie niet ondersteunen. We kunnen nagaan hoeveel mensen een ontoereikende internet verbinding hebben om effectief thuis te werken. We kunnen toetsen hoeveel mensen live concerten kunnen ontvangen en casten naar een groot TV scherm. Door aanvullende vragen toe te voegen aan de al rijke database kunnen we analyses maken die verder reiken dan de mening van consumenten. We kunnen dit ook toetsen aan de feitelijke omstandigheden.
