Sinds de start van de Corona crisis en het advies om zoveel mogelijk thuis te werken is het gebruik van videocommunicatie enorm toegenomen. Uit onderzoek van Telecompaper blijkt dat 42 procent van de respondenten als gevolg van de corona crisis gebruik zijn gaan maken van videochat apps. Hierbij was Zoom als relatief nieuwe applicatie het meest in het nieuws. Volgens velen liet echter de beveiliging van deze applicatie te wensen over en verschillende organisaties besloten daarom deze applicatie niet toe te staan. Of dit impact heeft gehad op het gebruik is niet bekend, maar uit de survey van Telecompaper binnen het Consumer Insights Panel blijkt dat Microsoft Teams de meest gebruikte applicatie is (26%). Zoom neemt slechts een derde plek in (15%) na Skype met 21 procent. Voor het privé gebruik zien we een compleet ander beeld. Maar liefst 40 procent van de van de respondenten geeft aan WhatsApp video te gebruiken. Gevolgd door Facetime (17%) Skype (15%) en Zoom (12%).
Naar een hybride werkomgeving?
Door het gedwongen thuiswerken als gevolg van de Corona crisis worden de videochat apps veelvuldig gebruikt om communicatie te hebben met collega’s en leidinggevenden. 50 procent van de respondenten geeft aan gebruik te maken van video chat apps. 35 procent geeft aan niet te kunnen thuiswerken, 5 procent werkt in het geheel niet en 10 procent geeft aan geen (of nog niet) gebruik te maken van video apps. Ook uit meerdere onderzoeken blijkt dat een groot deel van de werkenden de mogelijkheid heeft om thuis werken. Dit heeft alles te maken met de structuur van de Nederlandse economie. In het onderzoek van Telecompaper geeft 55 procent van de respondenten aan dat men thuis exact hetzelfde werk kan doen als op kantoor.
Kantoor, OV en autoverkeer niet ingericht op 1,5 meter-economie
De belangrijkste vraag die op dit moment gesteld wordt is hoeveel mensen zullen blijven thuiswerken nu ze ervaren hebben dat deze vorm van werken effectief is, ook gedurende langere tijd. Hierbij speelt een groot aantal factoren een rol, zowel push als pull factoren. Zolang er nog geen vaccin is en we te maken hebben met een 1,5 meter-economie, zal thuiswerken een belangrijke factor blijven. Immers veel kantoren zijn niet ingericht op de 1,5 meter-economie. Dit geldt niet alleen voor de werkplekken, de logistiek, maar ook voor de vergaderzalen en de bedrijfsrestaurants.
De meest voor de hand liggende oplossing is dat er een deel van het personeel thuis werkt en een deel op kantoor. Het zal echter een uitdaging zijn om dit op een efficiënte manier te organiseren. Een andere beperking is het OV. Geschat wordt, dat zonder aanvullende maatregelen, maar 30 procent van de beschikbare capaciteit kan worden gebruikt met de 1,5 meter-restricties. De regering denkt dit nu op te lossen door mondkapjes vanaf 1 juni verplicht te stellen. Met name in de grote steden is het OV van essentieel belang en kan de auto niet als relatief veilig alternatief worden ingezet. Er is onvoldoende parkeercapaciteit. Dit maakt de planning van het kantoorgebruik in de steden nog complexer. Aan de andere kant van het spectrum zien we dat veel thuiswerkers het informele contact met collega’s, klanten en opdrachtgevers missen. We zijn nu eenmaal een sociaal dier. Meer dan 80 procent geeft aan het fysieke contact te missen, zo blijkt uit het onderzoek van Telecompaper.
Thuiswerken blijvend gestimuleerd door lock-down?
Verwacht mag worden dat er minimaal twee fasen zullen zijn op weg naar wat het nieuwe normaal wordt genoemd. De eerste fase is de fase waarin we met beperkingen (de 1,5 meter-restricties) weer aan de slag gaan. De tweede fase breekt aan na het beschikbaar komen van een vaccin. Voor deze laatste fase staan we voor de vraag of we de positieve verworvenheden van deze crisis kunnen behouden. Door structureel thuiswerken zijn de files verdwenen, wordt er niet gewerkt in overvolle kantoortuinen waar geluid en werkklimaat een voortdurende bron van ergernis zijn. Ook verhoogt het de productiviteit. 48 procent geeft aan thuis productiever te zijn dan op kantoor. Daarnaast hebben we meer contact met de thuiswonende kinderen, al levert dat nu een complexe werksituatie op. Nu de scholen nog gesloten zijn geeft 67 procent van de thuiswerkers met kinderen aan dat het thuiswerken veel flexibiliteit vergt, zo valt te destilleren uit het Telecompaper onderzoek. Als de scholen weer open zijn zal er voor hen een betere (thuis)werksituatie ontstaan.
Hybride kantoor/thuis-werkplek stelt nieuwe eisen
Om de voordelen van thuiswerken te kunnen behouden en de nadelen te minimaliseren zullen we een hybride werkomgeving moeten creëren. Thuiswerken wordt gecombineerd met kantoorwerken. Dit kan alleen als de digitale technologie dit gaat faciliteren. Hierbij gaat het deels om een toename van het gebruik van al bestaande applicaties, zoals samenwerkingstools, deels om applicaties nog ontwikkeld moeten worden. Privacy en security spelen hierbij een belangrijke rol. Het hybride werken vraagt om beveiligde virtuele netwerken (VPN’s). Ook voor de communicatie met klanten en leveranciers zijn beveiligde virtuele netwerken gewenst. Hierbij kunnen we denken aan tijdelijke VPN’s, die via een applicatie kunnen worden opgezet voor de duur van een project en/of klant/leverancier relatie.
Het hybride werken vraagt tevens om adequate planningstools. Wie kunnen er op welk moment gebruik maken van de beperkt beschikbare kantoorruimte. We moeten hierbij niet alleen te kijken naar de technologie. Hybride werken zal ook vragen om een andere manier van managen. Het zal meer gaan om het managen van output dan op het klassieke "management by walking around", het dagelijks fysieke contact.
Zoom onder vuur
Tenslotte de privacy. Zoom, één van de nieuwe videochat applicaties is sterk onder vuur komen te liggen vanwege het gebrek aan privacy. Data werd gedeeld met derden en er kon ingebroken worden bij het videobellen. Zoom beschikte niet over end to end encryptie en er was geen password beveiliging. Zoom behoorde hierdoor wel tot één van de meest gebruiksvriendelijke applicaties. Mede door het gebruiksgemak namen velen de privacy problemen voor lief.
Andere video apps zoals Facetime en WhatsApp maken wel gebruik van end to end encryptie. Door de druk van buitenaf heeft Zoom beterschap beloofd. Met name password beveiliging is één van de eerste maatregelen die is aangekondigd. Eigenlijk zouden we toe moeten naar een vorm van interoperabiliteit, (vergelijkbaar met het telefoonnetwerk) maar de verwachting is dat de huidige ontwikkelingen dit in de weg zullen staan.
Zowel Facebook als Google (Google Meet) zijn drukdoende hun positie te verstevigen, daarbij gebruik makend van hun enorme installed base. Google Meet groeit snel. Tech bedrijven blijven vooralsnog dominant op het terrein van video vergaderen.
Digitale technologie zal een belangrijke rol spelen om weer terug te keren naar een enigszins normaal functionerende samenleving. Telecompaper heeft over de jaren een uitgebreide database opgebouwd omtrent de digitale consument. Welke devices worden gebruikt, welke apps, hoe wordt er gecommuniceerd, hoe worden nieuwe communicatie middelen opgenomen, hoe snel penetreren de streaming aanbieders de TV markt. Met deze database kunnen we snel nieuwe inzichten krijgen hoe consumenten reageren op snel veranderende omstandigheden. Zo kan bijvoorbeeld snel inzicht worden verkregen hoeveel mensen nieuwe Corona tracking-apps kunnen gebruiken, immers de oudere toestellen zullen een dergelijke functie niet ondersteunen. We kunnen nagaan hoeveel mensen een ontoereikende internet verbinding hebben om effectief thuis te werken. We kunnen toetsen hoeveel mensen live concerten kunnen ontvangen en casten naar een groot TV scherm. Door aanvullende vragen toe te voegen aan de al rijke database kunnen we analyses maken die verder reiken dan de mening van consumenten. We kunnen dit ook toetsen aan de feitelijke omstandigheden.
