Een deel van de ambtenaren bij de rijksoverheid heeft behoefte aan duidelijkere communicatie over het veilig gebruik van samenwerkings-ICT zoals berichtenapps en online vergaderdiensten. Dat blijkt uit onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar het gebruik van ICT-middelen tijdens de coronacrisis bij ministeries en de Hoge Colleges van Staat.
7 procent van de respondenten gebruikt WhatsApp en 16 procent privé-e-mail voor vertrouwelijke communicatie terwijl dit niet is toegestaan. Een oorzaak daarvan is dat ambtenaren soms niet weten welke applicaties ze wel of niet mogen gebruiken. Zo staat op de interne website van de rijksoverheid dat WhatsApp onder voorwaarden voor werk gebruikt mag worden. Maar bij meerdere ministeries is die berichtenapp nadrukkelijk niet toegestaan.
De coronacrisis bracht digitaal werken bij de rijksoverheid in een stroomversnelling. Vrijwel alle circa 175.000 ambtenaren van ministeries en Hoge Colleges van Staat werken sinds maart 2020 zoveel mogelijk vanuit huis. De Algemene Rekenkamer geeft een compliment voor de manier waarop ministeries, CIO-Rijk, individuele ambtenaren en dienstverleners als SSC-ICT hebben gereageerd op de coronacrisis, maar constateert ook risico’s.
Onzekerheid over toegestane software
Uit een enquête die de Algemene Rekenkamer hield onder rijksambtenaren en medewerkers van Hoge Colleges van Staat blijkt dat er behoefte is aan meer eenduidige en begrijpelijke communicatie over welke samenwerkings-ICT zij kunnen gebruiken.
Een vijfde van de respondenten zegt niet op de hoogte te zijn van de afspraken voor het gebruik van samenwerkings-ICT. 22 procent is niet tevreden over de communicatie van de afspraken. De meeste onduidelijkheid is er over het gebruik van berichtenapps zoals WhatsApp en online samenwerkingsplatforms zoals Teams, Sharepoint of Dropbox.
