21 procent van de ondervraagde Nederlandse werknemers slaat regelmatig documenten en data op in een publieke clouddienst (bijvoorbeeld van Google, Microsoft of Apple) en ruim 22 procent gebruikt openbare diensten om documenten te delen, terwijl dit niet mag van zijn werkgever. Een belangrijke reden voor werknemers om publieke systemen te gebruiken is dat werkgevers vaak IT-systemen faciliteren die onvoldoende ingericht zijn op het ‘mobiele werken’.
Met het ingaan van de ‘General Data Protection Regulation (GDPR) – in Nederland de AVG - per mei 2018, riskeren bedrijven hoge boetes als zij niet voldoen aan de strenge eisen die de wet aan hun databeleid stelt. Het beleid van bedrijven om aan de AVG te voldoen is echter vaak ingericht op werken vanuit de kantooromgeving, terwijl volgens de studie 24 procent van de Nederlandse respondenten werk mee naar huis neemt.
Verder werkt 39 procent van de respondenten graag op eigen devices, omdat ze deze eenvoudiger in gebruik vinden dan de apparatuur op kantoor. Onder de ‘Millennial-generatie’, werknemers die na 1982 zijn geboren, en IT-werknemers loopt het gebruik van eigen apparaten op tot 50 procent. Deze werknemers zoeken vaak publieke alternatieven om data op te slaan en te delen en omzeilen zo de veiligheidsmaatregelen van de werkgever.
Uit het onderzoek blijkt verder dat vooral HR-afdelingen opvallend veel risico lopen. 26 procent van de HR-medewerkers in het Europese onderzoek geeft aan documenten op te slaan in publieke clouddiensten. Deze medewerkers beschikken echter over tal van privacygevoelige data, zoals personeelsdossiers en persoonsgegevens van sollicitanten, waaraan de GDPR strenge privacyregels verbindt.
Volgens Toon Taris, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de universiteit Utrecht, is een beleid van bestraffen en belonen mogelijk om publieke cloudopslag te beperken. Dit leidt echter tot een circus aan controle- en beheersmaatregelen zonder dat er enige zekerheid is dat gegevens niet alsnog in de publieke cloud worden opgeslagen. Hij pleit voor een combinatie van technische maatregelen en het aantrekkelijker maken van veilig gedrag.
